Das Aufnahmeverfahren der Familienbegleitenden Wochengruppe Rauschenberg gliedert sich in unterschiedliche Schritten auf, um ideale Voraussetzungen und einen gelungenen Start in die Maßnahme zu ermöglichen. Dazu gehört auch eine professionelle Einschätzung, ob das Konzept der Familienbegleitenden Wochengruppe das optimale Angebot für die aktuelle Familiensituation ist.
Der erste Schritt ist das Kennenlernen und die Auftragsklärung. Hierzu trifft sich die Familie, das Jugendamt und die Mitarbeiter der Wochengruppe (in der Regel die Familienbegleitung, die Gruppenleitung und die Bereichsleitung) im Jugendamt. Die Familie stellt mit den Mitarbeitern des Jugendamts die Situation und die Aufträge der Familie vor. Die Mitarbeiter der Wochengruppe stellen das Konzept der FbW Rauschenberg vor. Alle haben die Möglichkeit sich kennenzulernen und Fragen zu stellen. Zum Abschluss des Gesprächs wird ein weiterer Termin vereinbart.
Im zweiten Schritt gibt es den ersten Hausbesuch von Seiten der Wochengruppe in der Familie. Dieser Termin dient zum vertiefenden Kennenlernen und einer intensiven Auseinandersetzung und Einsteigen in die aktuelle Familienthematik. Zu diesem Termin treffen sich die Eltern, um das Kind mit der Familienbegleitung und einem Mitarbeiter aus dem Betreuerteam. Zu Beginn des Termins finden sich alle Beteiligten zusammen und intensivieren die schon im Jugendamt beschriebene Familiethematik. Nach den ersten Gesprächen findet eine erste Teilung der Gruppe statt. Frei nach der Arbeitsweise der Familienbegleitenden Wochengruppe Rauschenberg unterhält sich der Mitarbeiter des Betreuerteams mit dem Kind und die Familienberatung mit den Eltern. In diesem Teil des Gesprächs werden die individuellen Ziele der einzelnen Familienmitglieder besprochen und aufgenommen.
Die von den Familien genannten Themen, Wünsche und Ziele werden in der darauffolgenden Teamsitzung der Familienbegleitenden Wochengruppe den anderen Mitarbeitern des pädagogischen Team zugänglich gemacht und sich im Team darüber ausgetauscht. Wenn die Familie sich ebenfalls über den Hausbesuch in der Familie ausgetauscht hat und weiteres Interesse an der Wochengruppe besteht, wird ein Dritter Termin vereinbart.
Im dritten Schritt wird die Familie die Wochengruppe in Rauschenberg besuchen. Dieser Termin dient der Familie zum Kennenlernen der Gegebenheiten vor Ort in Rauschenberg. Eventuelle Fragen, die sich für die Familie nach dem Hausbesuch ergeben haben, können hier besprochen werden.
Für die Kinder und Jugendlichen ist es oft von Bedeutung, die anderen Wochengruppenkinder kennen zu lernen und auch eine erste Einschätzung der Räumlichkeiten zu bekommen. Gerne wird nach diesem Termin noch einen weiterer Termin vereinbart. Im vierten Schritt bekommt das Kinder oder der Jugenliche die Möglichkeit einer Hospitation an einem Nachmittag in der Gruppe. An diesem Nachmittag kann man sich dann gegenseitig kennen- und einschätzen lernen. Dies ist der bedeutsamste Termin für die Kinder. Denn immerhin sind sie es, die den intensiven zeitlichen Nutzen von der Wochengruppe haben, was zugleich auch bedeutet, dass sie sich am intensivsten auf die Maßnahme einlassen müssen, da sie fünf Tage der Woche in der Gruppe für einen gewissen Zeitraum leben. Wenn sich nun in der Nachbesprechung die Familien in ihrem familiären Rahmen und die Wochengruppe in der Teamsitzung besprochen haben und sich alle für den Beginn einer gemeinsamen, pädagogischen Zusammenarbeit entschlossen haben, wird dies dem Jugendamt mitgeteilt und der Aufnahme Tag vereinbart. Vor der Aufnahme lässt die Wochengruppe der Familie noch einen Informationszettel zukommen, auf dem alle benötigten Dinge und Unterlagen aufgelistet sind.